Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 24 de agosto de 2026

Rentcarx protege la privacidad de sus clientes, usuarios, proveedores y visitantes. Esta política explica qué información recopilamos, para qué la utilizamos, con quién podemos compartirla y cómo pueden ejercer sus derechos.

1. Responsable del tratamiento

Nombre o razón social: [RAZÓN SOCIAL]
Nombre comercial: Rentcarx
NIT: [NIT]
RNT: [NÚMERO DE RNT]
Dirección: [DIRECCIÓN, SAN ANDRÉS ISLAS]
Correo de privacidad: [CORREO ELECTRÓNICO]
Teléfono o WhatsApp: [NÚMERO]
Sitio web: [DOMINIO]

Rentcarx actúa como responsable de los datos que recopila directamente. Los operadores, pasarelas de pago y demás proveedores podrán actuar como encargados o responsables independientes, según su participación en el servicio.

2. Información recopilada

Dependiendo de la interacción con Rentcarx, podremos recopilar:

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Correo electrónico y número de teléfono.
• Nacionalidad, ciudad o país de residencia.
• Información necesaria de la licencia de conducción.
• Fechas del viaje, ubicación, pasajeros y vehículo solicitado.
• Datos de la reserva, pagos, facturación y devoluciones.
• Conversaciones por WhatsApp, correo, chat o canales de atención.
• Fotografías o videos relacionados con la entrega, devolución, daños o reclamaciones.
• Dirección IP, navegador, dispositivo y actividad dentro del sitio.
• Preferencias comerciales y autorizaciones otorgadas.
• Información de proveedores, conductores y representantes comerciales.

Rentcarx no almacena directamente la información completa de tarjetas bancarias cuando el pago es procesado por una pasarela externa.

3. Finalidades del tratamiento

Utilizamos la información para:

• Recibir solicitudes, preparar cotizaciones y gestionar reservas.
• Verificar la identidad y los requisitos para recibir un vehículo.
• Confirmar disponibilidad con los operadores.
• Coordinar la entrega y devolución del vehículo.
• Procesar pagos, depósitos, devoluciones y facturación.
• Enviar confirmaciones, recordatorios y novedades de la reserva.
• Brindar asistencia antes, durante y después del servicio.
• Gestionar modificaciones, cancelaciones, daños y reclamaciones.
• Prevenir fraudes, suplantaciones y usos indebidos.
• Cumplir obligaciones contables, fiscales, contractuales y legales.
• Evaluar y mejorar la calidad de nuestros servicios.
• Analizar el funcionamiento y desempeño del sitio web.
• Gestionar la relación comercial con operadores y aliados.
• Enviar promociones cuando exista autorización del titular.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Defender derechos de Rentcarx, los clientes o los operadores.

No utilizaremos la información para finalidades incompatibles con las aquí informadas sin solicitar una nueva autorización cuando sea necesaria.

4. Información compartida con operadores

Como Rentcarx actúa como agencia intermediaria, deberá compartir con el operador responsable del vehículo únicamente la información necesaria para prestar el servicio, por ejemplo:

• Nombre del cliente.
• Número de contacto.
• Documento de identidad.
• Información de la licencia cuando sea necesaria.
• Fecha, horario y lugar de entrega.
• Vehículo reservado y condiciones acordadas.
• Información relevante para la seguridad o ejecución del servicio.

Los operadores deberán utilizar estos datos exclusivamente para gestionar la reserva, prestar el servicio, atender incidentes y cumplir sus obligaciones legales. No podrán utilizarlos para campañas propias sin contar con autorización.

5. Otros destinatarios

La información también podrá ser transmitida o compartida, cuando resulte necesario, con:

• Pasarelas de pago y entidades financieras.
• Proveedores de alojamiento web, correo, mensajería y almacenamiento.
• Plataformas de reservas, CRM, análisis y atención al cliente.
• Empresas contables, jurídicas, aseguradoras y proveedores tecnológicos.
• Autoridades administrativas, judiciales, fiscales o policiales.
• Terceros involucrados en la investigación de fraudes, accidentes o reclamaciones.

Rentcarx exigirá a sus encargados medidas de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.

6. Pagos

Los pagos podrán ser procesados por plataformas externas como Mercado Pago, Wompi, Bold u otras debidamente informadas.

Estas plataformas pueden recopilar información financiera directamente y aplicar sus propias políticas de privacidad y seguridad. Rentcarx normalmente recibe la confirmación, el estado, el valor y la referencia de la transacción, pero no los datos completos de la tarjeta.

7. Autorización

Al proporcionar sus datos mediante el sitio web, formularios, WhatsApp, correo, teléfono o proceso de reserva, el titular autoriza su tratamiento para las finalidades informadas.

Antes de recopilar información, Rentcarx procurará informar:

• Quién es el responsable.
• Qué datos serán tratados.
• Para qué serán utilizados.
• Los derechos del titular.
• Si responder es opcional cuando se soliciten datos sensibles o de menores.

La autorización podrá conservarse mediante registros electrónicos, formularios, mensajes, grabaciones o cualquier mecanismo que permita su consulta posterior.

8. Comunicaciones comerciales

Rentcarx solo enviará promociones, ofertas y novedades mediante los canales autorizados por el titular.

Las comunicaciones indispensables para ejecutar una reserva —confirmaciones, cambios, instrucciones, alertas de seguridad o respuestas a solicitudes— no se consideran publicidad.

El titular podrá retirar su autorización comercial escribiendo “No deseo recibir promociones” al correo o WhatsApp informado. Esto no afectará las reservas vigentes ni las comunicaciones necesarias para prestar el servicio.

Rentcarx respetará los canales, horarios y frecuencia aplicables a las comunicaciones comerciales.

9. Datos sensibles

Rentcarx no solicitará datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima, de seguridad o accesibilidad.

Cuando se requieran, el titular será informado de que no está obligado a autorizarlos y se solicitará consentimiento explícito, salvo las excepciones permitidas por la ley.

10. Información de menores

Los vehículos únicamente podrán reservarse y conducirse por personas que cumplan los requisitos legales y contractuales.

Si se recopilan datos de menores como acompañantes, se tratarán de manera limitada, respetando su interés superior y con autorización de sus padres o representantes cuando corresponda.

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede utilizar cookies para:

• Recordar preferencias.
• Mantener funciones de navegación.
• Medir tráfico y rendimiento.
• Detectar errores o actividades sospechosas.
• Analizar campañas publicitarias.
• Personalizar contenidos, cuando exista autorización.

El usuario podrá limitar o eliminar las cookies desde su navegador. La desactivación de cookies esenciales puede afectar algunas funciones del sitio.

Cuando se utilicen cookies publicitarias o analíticas que requieran consentimiento, el usuario podrá aceptarlas, rechazarlas o configurar sus preferencias.

12. Transferencia internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia.

En estos casos, Rentcarx adoptará las medidas contractuales y de seguridad exigidas por la normativa aplicable. La transmisión a encargados se realizará bajo condiciones que garanticen confidencialidad, seguridad y tratamiento limitado.

13. Conservación

La información se conservará durante el tiempo necesario para:

• Prestar el servicio contratado.
• Atender consultas y reclamaciones.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.
• Prevenir fraudes.
• Ejercer o defender derechos legales.

Finalizada la finalidad y cuando no exista obligación de conservarla, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada de forma segura.

14. Seguridad

Rentcarx aplicará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida o destrucción.
• Alteración o divulgación indebida.
• Uso fraudulento.
• Consulta o circulación no autorizada.

Ningún sistema es completamente infalible. Ante un incidente relevante, Rentcarx adoptará medidas de contención, investigación y notificación cuando sea legalmente necesario.

15. Derechos del titular

El titular tiene derecho a:

• Conocer los datos que Rentcarx conserva.
• Actualizarlos y rectificarlos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Conocer el uso dado a su información.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Revocar la autorización cuando proceda.
• Solicitar la eliminación de información cuando no exista una obligación legal o contractual para conservarla.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores.

La revocatoria o eliminación no procederá cuando los datos deban conservarse por una obligación legal, contractual, fiscal, contable o para atender una reclamación vigente.

16. Consultas

El titular o la persona legalmente autorizada podrá consultar su información mediante el correo [CORREO DE PRIVACIDAD].

La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informará la causa y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

17. Reclamos

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria deberán indicar:

• Nombre e identificación del titular.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos o pruebas que la respalden.
• Acreditación de la representación, cuando actúe un tercero.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido.

Los reclamos completos serán atendidos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible resolverlos en ese plazo, se informará la causa y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante Rentcarx cuando así lo exija la ley.

18. Enlaces externos

El sitio puede contener enlaces a operadores, pasarelas de pago, redes sociales u otros terceros. Rentcarx no controla sus prácticas de privacidad, por lo que se recomienda revisar sus políticas antes de proporcionar información.

19. Cambios en la política

Rentcarx podrá actualizar esta política para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos.

Las modificaciones importantes serán comunicadas mediante el sitio web o los datos de contacto disponibles. Cuando se incorporen nuevas finalidades que requieran autorización, esta será solicitada nuevamente.

20. Vigencia

Esta política entra en vigor el [FECHA DE PUBLICACIÓN]. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras sean necesarias para las actividades de Rentcarx y las finalidades autorizadas.

Esta política se fundamenta principalmente en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Antes de publicarla debes completar la razón social, NIT, RNT, dirección, correo y teléfono. También conviene que un abogado colombiano la revise según las herramientas reales de pagos, analítica, publicidad y almacenamiento utilizadas por Rentcarx.